CHARGE.E DE FORMATION

Missions

Sous la responsabilité de la responsable de pôle concernée, le/la chargé.e de formation assure la relation administrative avec les commanditaires de formations intra ou sur-mesure. Il/Elle assure la mise en œuvre des actions de formation, en lien avec les responsables de formation, du département. Il/Elle met en œuvre les processus, procédures et modes opératoires pilotés par la DDFC, dans une démarche d’amélioration continue et contribue à la mise en œuvre de pratiques pédagogiques innovantes, promues par l’EHESP.

L’ensemble des missions confiées s’inscrivent dans la démarche qualité mise en œuvre à l’école (notamment Qualiopi). A ce titre, le/la chargé.e de formation se verra confier les missions suivantes : 

• La relation avec les commanditaires

  • Enregistre les demandes de formation

  • Met en forme les propositions pédagogiques et financières ainsi que les conventions

  • Organise le recueil des informations sur les apprenants

• L’organisation des formations

  • Planifie les étapes de gestion de la formation

  • Intègre toutes les informations nécessaires dans le progiciel de gestion des formations

  • Coordination logistique (réservations de salles, équipements, Visio), reprographie, gestion des pauses

  • Réserve et gère les prestations de service (devis, bons de commande des pauses, repas)

  • Le cas échéant, organise les instances de pilotage des formations

  • Appuie la diffusion des évaluations de la satisfaction des apprenants

• Le budget des activités de formation 

  • Participe au suivi des échéances des conventions (bilans pédagogique et financier)

  • Effectue le suivi budgétaire des dépenses et recettes

• L’appui aux responsables de formation

  • Planifie les sessions dans le progiciel de formation

  • Assiste le responsable de formation : plannings, préparation des supports, maquette

  • Collecte les supports pédagogiques de l’ensemble des intervenants et les met à disposition

  • Met en œuvre le recueil des attentes, le positionnement des apprenants et l’évaluation de la satisfaction et des acquis

• La gestion des intervenants (vacataires, sous-traitants et enseignants)

  • Assure l’accueil des intervenants ou organise l’accueil sur le site externe

  • Met en forme les missions confiées aux vacataires, prestataires et enseignants

  • Assure la gestion et le suivi administratif des contrats des intervenants

  • Saisit les informations demandées dans le progiciel de gestion de la formation

  • Recueille les évaluations de la satisfaction des intervenants externes et internes

• La gestion des apprenants 

  • Edite les convocations

  • Organise l’émargement et produit les certificats de réalisation 

  • Organise les jurys de validation et les produit les documents de référence

• Activités transversales et qualité des formations

  • Gestion de la qualité : mise en œuvre des procédures qualité, utilisation et mise en forme des outils associés