L’École des hautes études en santé publique (EHESP) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP). Grand établissement, l’EHESP est membre du réseau des écoles de service public (RESP), de France Universités et de la conférence des grandes écoles (CGE).
Elle est établissement-composante de l’Université de Rennes (Établissement public expérimental).
Véritable plateforme pour l’enseignement et la recherche en santé publique, l’EHESP est structurée selon des départements (sciences humaines et sociales / institut du management / méthodes quantitatives en santé publique / sciences en santé environnementale) intégrés dans un projet interdisciplinaire incluant notamment des centres de recherche labellisés. L’EHESP propose les filières de formation de cadres supérieurs pour la fonction publique, des spécialités de diplôme national de master, des diplômes de mastères spécialisés, des parcours de doctorat et une offre très riche de formation tout au long de la vie.
L’EHESP accueille 1 500 élèves, étudiants ou doctorants et plus de 6 000 stagiaires en formation continue provenant d’une cinquantaine de pays différents par an. Elle fait appel à + de 1 500 conférenciers chaque année.
Site internet : www.ehesp.fr
L’Institut du Management a l’ambition de contribuer par la formation, le conseil, l’expertise, la recherche et la coopération internationale à l’accompagnement des organisations et des professionnels face aux transformations du système de santé.
Chargé de développer les compétences et l’expertise en management des établissements, services, mais aussi des politiques de santé (champs sanitaire, social et médicosocial), l’Institut du management intervient dans de nombreux domaines.
Il contribue à la formation des dirigeants et cadres des établissements, services et institutions de santé.
En relation permanente avec tous les acteurs de santé, l’Institut du Management est un carrefour pour bâtir de la connaissance, favoriser des partages de pratiques et d’expériences dans le champ de gestion des établissements et des politiques de santé. L’Institut du Management développe de nombreuses collaborations à l’international.
POSITIONNEMENT
L’assistant.e est hiérarchiquement rattaché.e à la Responsable Administrative du département et travaille en lien fonctionnel étroit avec les responsables de filière. Il/Elle travaille avec les enseignants de la formation, les autres assistantes du département et les différents services de l’EHESP.
MISSIONS
NB : les missions détaillées ci-après peuvent être amenés à évoluer en fonction des changements d’organisation du département et des besoins émergents résultant de l’évolution de nos formations
Accompagnement et suivi administratif des apprenants anciens, actuels et futurs
- Renseignement des candidats potentiels sur la formation et le concours
- Suivi de l’inscription des élèves dans les outils numériques de l’école
- Gestion des inscriptions pédagogiques
- Elaboration et suivi des conventions de formation et des avenants pour les élèves en Formation Continue
- Mise à jour et diffusion de la liste des élèves et du trombinoscope aux parties prenantes, constitution des groupes de TD
- Organisation de la rentrée
- Réponse aux questions des élèves sur la formation au quotidien
- Production de statistiques et du reporting sur les promotions
- Gestion des bulletins de salaire
- Gestion des déplacements des élèves
- Envoi des notes et des bulletins aux élèves
- Gestion des inscriptions aux modules de spécialisation
- Edition et envoi des bulletins de spécialisation
- Contribution à l’animation du collectif des apprenants et des alumnis
Suivi et gestion des absences et des ajustements individuels de parcours
- Gestion des absences des élèves, de l'émargement
- Gestion des reports de cours, des cas particuliers et des ajustements individuels de parcours
Suivi des stages
- Gestion des offres de stage (outil jobteaser)
- Gestion des conventions de stage
- Suivi des stages (répondre aux questions des établissements d'accueil, des maîtres de stage, des élèves)
- Gestion des évaluations de stage
- Récupération et distribution aux correcteurs des mémoires
- Organisation des jurys de mémoire
Communication/organisation d’évènements
- Organisation d'événements / de réunions
- Participation à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences …
- Contribution à la réalisation de documents relatifs aux manifestations, colloques
COMPÉTENCES REQUISES
Sens de l’organisation, rigueur et autonomie,
Très bonnes qualités relationnelles
Être force de proposition, esprit d’initiative
Capacité à travailler en équipe
Connaissance/maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et collaboratifs (zoom, teams)
RENSEIGNEMENTS
Poste de catégorie C, vacant à temps plein, à pourvoir dès que possible
Recrutement ouvert aux contractuels pour un contrat à durée déterminée de 6 mois.
Lettre de motivation et CV détaillé à adresser par e-mail : job-ref-tb0v81u2zk[at]emploi.beetween.com
Date limite d’envoi des candidatures : 13/11/2024
Renseignements administratifs : Marion GANIVET, Direction des ressources humaines - marion.ganivet[at]ehesp.fr
Renseignements sur le poste : Mary CROIZER, Responsable Administrative du département IdM - mary.croizer[at]ehesp.fr